Você sabe o que é NF-e? Presente no mercado brasileiro desde 2006, a nota fiscal eletrônica veio como uma forma de substituir os modelos tradicionais em papel — nota tipo 1, tipo 1A ou notas de talão — e facilitar o armazenamento e os controles fiscal e contábil do fisco e dos empresários.
A emissão de nota fiscal é um dos processos mais importantes para garantir a integridade da sua empresa, validar as suas vendas de produto ou serviço e manter a sua empresa sempre em dia e regularizada com a fazenda do país.
Mas, além de ser um documento obrigatório, você sabe como emitir nota fiscal e qual a real importância deste documento? Sabe quais os benefícios que esse processo pode trazer para os seus negócios? Descubra a seguir acompanhando este artigo. Boa leitura!
O que é Nota Fiscal?
A nota fiscal é o documento que regulariza e comprova todas as vendas ou prestação de serviços feitas pela sua empresa. Ou seja, é essencial para o bom funcionamento dos negócios e para a declaração dos impostos sobre as operações realizadas, a fim de garantir a fiscalização correta sobre elas, principalmente para evitar multas e problemas.
O objetivo principal da nota fiscal é registrar o processo de venda e descrever todas as informações essenciais para você e o seu consumidor, como o tipo de produto ou serviço, os impostos, os valores, entre diversas outras.
Além de ser uma obrigação legal, como ressaltamos acima, emitir a nota fiscal eletrônica facilita diversos processos internos da empresa, em áreas contábeis e fiscais. Isso quer dizer que, como todos os dados de compra e venda estão nesse “papel virtual”, é mais fácil armazená-los e fazer os cálculos posteriormente.
Existem vários tipos de notas fiscais para atender as particularidades do seu negócio, como a NF-e, ou seja, cada operação realizada possui um tipo de nota fiscal a ser emitida, seja de compra e venda de produtos, seja de serviços prestados, produtos industrializados, importados ou exportados.
Quem precisa emitir NF?
A emissão de comprovantes fiscais é obrigatória para empresas que contribuem com o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Em geral, toda e qualquer empresa que comercializa produtos e serviços deve emitir a nota fiscal, como é determinado na Lei nº 8.846/94. Porém, existem exceções, como é o caso dos Microempreendedores Individuais (MEIs). A não emissão desses comprovantes é considerada sonegação fiscal e pode acarretar diversas consequências para os negócios.
Para as empresas enquadradas no MEI, a emissão é obrigatória apenas quando realizam algum serviço ou atividade para uma pessoa jurídica. Caso o MEI realize uma venda ou prestação de serviço para pessoa física e não exija uma nota fiscal vinculada, ele estará dispensado da obrigatoriedade.
Portanto, fique atento e esteja sempre em contato com o seu contador para tirar qualquer dúvida sobre a obrigatoriedade desse documento na sua empresa.
É válido lembrar também que, tomando por base o Comunicado DICAR-90 referente ao estado de São Paulo, entre 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2022, a emissão de Nota Fiscal de Venda ao Consumidor é facultativa, caso o valor seja inferior a R$ 16 e o documento não seja exigido pelo consumidor. Para os outros estados, deve-se consultar entidades regulatórias de cada município ou estado.
Como emitir NF?
Compreendendo o que é NF, é o momento de entender sobre a sua emissão. O processo não é tão complexo quanto parece. Por isso, é importante contar com o apoio de um contador para te ajudar a definir exatamente quais são os tipos de nota fiscal que a sua empresa precisa emitir com base em sua operação.
O primeiro passo para a emissão da NF é adquirir um certificado digital. Depois disso, é necessário realizar um cadastro junto à Secretaria da Fazenda de seu estado e, por fim, escolher um sistema que emita as notas fiscais automaticamente.
Erros comuns durante a emissão da NF
O processo de emissão de notas fiscais demanda atenção a detalhes específicos e, por isso, é comum que aconteçam deslizes que comprometam a validação do documento. Para evitar que esses erros se perpetuem e sua empresa sofra consequências com o Fisco e com seus clientes, acompanhe a seguir alguns erros comuns durante a emissão da NF e saiba como proceder.
- Emissão de documento incorreto: é muito comum haver confusão sobre a diferença entre os modelos de NF eletrônica e a de serviços. Basta entender que a finalidade da NF-e é de venda de produto a um cliente e que a da NFS-e é somente para prestação de serviços.
- Confundir-se com NFe e DANFE: o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é uma representação física da NF-e, mas não possui validade jurídica, tendo como função somente simplificar o acesso à NF-e por meio da chave de acesso e acompanhar o transporte do produto até o consumidor final. A chave de acesso tem 44 dígitos e, geralmente, localiza-se no canto superior direito das notas fiscais.
- Preenchimento incorreto dos dados: um dos erros mais frequentes na emissão de notas fiscais, preencher incorretamente o documento pode gerar sérias consequências fiscais para a empresa. Por isso, é preciso ter muita atenção nessa etapa, ou até mesmo optar por alternativas que otimizem o seu tempo e diminuam as possibilidades de erro, como sistemas de emissão de NF-e.
- Perda dos prazos para retificação: em casos de inconsistências no documento, é possível realizar o ajuste no prazo máximo de 30 dias, emitindo uma Carta de Correção em seu sistema de emissão de NF ou Sefaz do seu estado. Há também a NF de Devolução, usada para anular uma compra ou a NF anterior. Caso o produto esteja em trânsito, a NF-e não pode ser cancelada e é preciso emitir esse modelo específico de NF.
- Certificado digital inexistente ou desatualizado: para que a NF-e tenha validade, é necessário que a empresa possua um certificado digital vinculado ao CNPJ. Esse certificado vale como documento de identificação do negócio e deve ser atualizado continuamente.
É importante ressaltar que o auxílio de um profissional contábil é altamente recomendável para que suas documentações permaneçam continuamente legalizadas e em dia.
Por que emitir NF
A nota fiscal é um dos documentos fundamentais para manter a legalidade das operações realizadas pela sua empresa. Além disso, regulariza todos os tributos ao fisco e garante a credibilidade do seu negócio com mercadorias registradas e legalizadas.
Com a emissão de nota fiscal feita corretamente, a sua empresa pode acompanhar e controlar todas as entradas e saídas de mercadoria com mais efetividade, checar quanto foi pago de imposto em cada operação e mais: tornar-se referência para os seus clientes. Com a nota fiscal, eles podem realizar troca ou devolução de mercadorias e ainda requisitar alguma garantia.
Algumas empresas acabam entrando no caminho da sonegação fiscal para pagar menos impostos e contornar algumas obrigatoriedades, mas não caia nessa! Sonegar é crime e pode até levar sua empresa a fechar as portas.
Além de que, é um documento que serve como base para diversas informações contábeis, necessárias para o seu contador fechar devidamente a contabilidade da sua empresa e, com isso, criar novas estratégias e planos para crescer os seus negócios.
Nota Fiscal Eletrônica
A nota fiscal ganhou um formato digital em 2006, quando o governo começou a implantar a obrigatoriedade da emissão de Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecida como NF-e, gradativamente para todas as empresas do Brasil.
A NF-e, portanto, foi desenvolvida pelo governo, com o objetivo de facilitar e modernizar o processo de emissão do documento fiscal, eliminar trabalhos manuais e evitar erros e estabelecer um procedimento mais prático e eficaz para as empresas.
Além disso, a NF-e e a consulta da nota fiscal facilitam o modo como as notas fiscais são organizadas, já que podem ser armazenadas eletronicamente e eliminar de vez os arquivos físicos. Isso também garante menos riscos de extravios e de custos da empresa.
Ao contrário do cupom fiscal, que é emitido pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF) e contém as principais informações da operação comercial, como dados da empresa, data e hora, a nota fiscal autentica a operação contém todos os dados da transação. Cabe ressaltar que, no estado de São Paulo, foi implementada a transição para o sistema de emissão eletrônico SAT. Atualmente, somente o varejo do estado de São Paulo é obrigado a ter pelo menos um aparelho SAT por loja, realizando a mesma função dos cupons fiscais, porém, de maneira eletrônica e menos burocrática.
Assim que fizer a emissão de nota fiscal eletrônica, o documento deve conter, obrigatoriamente, o CNPJ da empresa emissora, assim como o nome e o endereço da organização que está prestando o serviço. Além dessas informações, na nota também precisam estar presentes:
- a data e a hora da operação;
- o valor total da transação;
- a descrição dos bens ou dos serviços;
- os impostos e os tributos de cada mercadoria;
- os dados do cliente;
- as informações da transportadora;
- os detalhes da forma de pagamento.
Tipos de nota fiscal eletrônica
Existem quatro tipos principais de documentos fiscais eletrônicos. Confira cada um deles a seguir.
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): registra as operações de vendas de produto e está relacionada à cobrança do IPI e do ICMS, os principais impostos sobre mercadorias. Ela registra todos os dados de emitente e destinatário e, com a chave de acesso fornecida pelo remetente, o destinatário pode acompanhar todos os detalhes da compra on-line. Os dados emitidos são transmitidos para a Secretaria da Fazenda de cada Estado.
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): destina-se ao faturamento das operações de prestação de serviços. Ou seja, enquanto a NF-e transmite os dados de mercadoria vendida, a NFS-e pode se referir, por exemplo, aos serviços de consertos e reparações. Nesse caso, os dados são transmitidos para a prefeitura do município a que a empresa contribuinte está vinculada e cada prefeitura pode conter um layout de NFS-e diferente. Isso acaba dificultando um pouco o processo de emissão por sistema de gestão, caso não possua todos os formatos disponíveis.
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): é muito utilizada no setor de varejo para substituir o cupom fiscal e foi criada para reduzir os custos dos contribuintes e otimizar o controle fiscal. O modelo de cupom fiscal eletrônico SAT cumpre o mesmo papel da NFC-e em São Paulo.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Utilizado para otimizar a fiscalização do processo de transporte rodoviário de carga, o CT-e foi criado em 2012 e elimina a necessidade de papéis e faturas para os motoristas. Além disso, garante que as informações mencionadas no documento estejam de acordo com o que está sendo transportado, já que tudo é feito de forma digital.
Como emitir nota fiscal eletrônica
Agora que você já conhece os principais tipos de NF-e, vamos entender o que é necessário para começar e como emitir a nota fiscal eletrônica da forma correta. Porém, antes de tudo, lembre-se de conversar com o seu contador e definir exatamente quais são os tipos de nota fiscal que a sua empresa precisa emitir com base na sua operação. Confira a seguir o passo a passo para emitir uma nota fiscal eletrônica.
Adquira um certificado digital
Para adquirir um certificado digital, existe um processo básico que começa com a escolha de uma autoridade certificadora (AC), responsável pela comercialização dos certificados e por receber os pedidos e os dados das empresas.
Em seguida, o responsável pela empresa precisa comparecer a uma autoridade de registro para que as informações enviadas previamente à AC sejam conferidas e validadas. Essa validação também pode ser realizada online. Vale lembrar que existem dois tipos de assinaturas digitais, os modelos A1 e A3. Ambos servem para a emissão eletrônica de nota fiscal, porém em plataformas diferentes.
- A1: é o certificado utilizado para sistemas de gestão em nuvem, ou seja, fica armazenado on-line, diretamente no sistema, sem necessidade de armazenamento em dispositivos externos e, atualmente, é o mais indicado devido à sua segurança e facilidade. O certificado digital A1 é um documento eletrônico instalado diretamente no computador e não depende de cartões ou tokens para seu uso. Trata-se de um arquivo que, geralmente, possui extensão PFX ou P12.
- A3: certificado utilizado quando o usuário emite seus documentos por outros tipos de emissores. Estes geralmente exigem que o certificado seja conectado no momento que o usuário precisa emitir as suas notas fiscais. Ou seja, ficam armazenados em algum dispositivo externo, como pen drives ou HDs. O certificado A3 é um registro digital instalado em suporte físico móvel, como token-USB e cartão, sendo responsável por veicular os dados e individualizar uma pessoa, mediante um par de chaves criptografadas.
Credenciamento na Sefaz
Em seguida, é preciso realizar o cadastro da sua empresa na Sefaz do estado ou município em que ela reside, ou seja, é um processo que pode variar, dependendo da legislação de cada local. Se a sua empresa possui mais de uma unidade, lembre-se de realizar o cadastro na Sefaz de cada uma das localidades onde ela está registrada.
Para garantir que tudo esteja correto para começar a emitir as suas NF-es com segurança, emita algumas notas fiscais como teste com a modalidade de “homologação” no credenciamento. Em seguida, realize os ajustes necessários e mude para “em produção”, para que as suas notas fiscais comecem a ser emitidas com total validade fiscal.
Contrate um software ERP ou emissor
Para emitir a sua NF-e com segurança, é preciso contratar um software emissor comum ou um ERP que realize a emissão dos documentos. Pesquise, conheça as funcionalidades de cada um e defina qual é a melhor opção para a sua empresa.
Geralmente, os emissores mais comuns necessitam de instalações nas máquinas que irão ser destinadas à emissão de notas fiscais e podem ter algum tipo de personalização para garantir um processo mais ágil e prático. Esses são os emissores que costumam utilizar o certificado A3, a depender da aquisição do emitente.
Outra opção é contratar um software ERP integrado e on-line, que possui a funcionalidade de emissão de nota fiscal de acordo com os seus pedidos de venda, com dados automatizados e garantia de informações mais corretas.
Com o software ERP, o processo de faturamento se torna muito mais eficaz e, por utilizar o certificado A1, qualquer máquina que esteja logada no seu sistema pode emitir as suas notas fiscais sem necessidade de instalação prévia.
Por que contratar um ERP para emitir nota fiscal?
Como você já sabe, os benefícios de emitir nota fiscal eletrônica são muitos. Porém, ao utilizar um ERP que transforme esse processo em algo totalmente integrado e automatizado, o procedimento se torna ainda mais favorável para a sua empresa.
Veja abaixo algumas das principais vantagens em emitir NF-e com um ERP integrado.
Eliminação de arquivos físicos e redução de custos
Esse é o primeiro dos benefícios e um dos mais necessários para as organizações. Chega de ficar arrumando espaço para arquivos físicos que dificilmente serão encontrados daqui a 1 ou 2 anos. Tenha tudo em mãos em formato digital, arquivado em ambiente eletrônico e na nuvem, com a garantia de total segurança para a sua empresa.
Consequentemente, as empresas podem reduzir os custos com armazenamento e produção de arquivos físicos, eliminando custos com compra de papéis e pastas e otimizando os espaços do escritório.
Redução de erros
Emitir NF-es por meio de outros emissores ainda é um processo trabalhoso, que exige muita atenção do usuário durante o preenchimento manual dos campos para evitar possíveis erros. Estes podem acontecer e gerar muitos problemas para a sua empresa.
Ao utilizar um sistema de gestão integrado, no qual as notas fiscais são geradas por meio do próprio pedido de venda de forma automatizada, os erros são totalmente eliminados e o processo, otimizado.
Dessa forma, o colaborador responsável economiza tempo no processo de faturamento, emite as notas fiscais eletrônicas com facilidade e pode trabalhar de forma muito mais estratégica para o seu negócio.
Aumento de produtividade
O processo de emitir diversas notas fiscais com um emissor manual toma bastante tempo da sua equipe. Com um ERP eficiente, tudo isso pode se transformar em poucos cliques e aumentar a produtividade dos seus colaboradores. Ou seja, muito mais documentos emitidos, em um menor espaço de tempo.
Controle efetivo e segurança de informação
O ambiente digital de um ERP permite o acompanhamento do processo de faturamento das empresas em tempo real, ou seja, a conferência de dados e qualquer outro tipo de consulta podem ser realizados de onde você estiver e a qualquer momento.
Além disso, os ERPs, geralmente, possuem um vasta possibilidade de relatórios para criar e organizar os dados da sua empresa, facilitando ainda mais a visualização de informações. Tudo isso em um ambiente totalmente seguro, é claro. Seus dados são armazenados na nuvem e com a garantia de segurança da informação por meio da criptografia.
Cálculo automático de tributos
Ao contratar um ERP que realize o faturamento das suas notas fiscais de forma inteligente e eficaz, não podemos deixar de mencionar a facilidade do cálculo automático de todos os tributos e impostos envolvidos nas vendas de produtos e serviços que esse tipo de sistema possibilita.
As notas fiscais eletrônicas são obrigatórias para as empresas, então faça com que esse processo seja eficiente e traga benefícios para os seus negócios. Não trate a emissão das NF-es apenas como mais uma obrigação fiscal. Afinal, tudo isso, junto a um controle financeiro organizado e integrado, pode ser a garantia de melhores resultados para a sua empresa, além de se tornar um grande avanço na sua jornada de crescimento.
Em alguns sistemas, como o Omie, que contam com uma tecnologia de Inteligência Artificial eficaz em sua estrutura, os impostos são atualizados a cada minuto e de forma automática. Dessa forma, todas as notas fiscais serão emitidas sempre com os tributos corretos e atualizados conforme a legislação.
Conte com a Omie para emitir suas notas fiscais
Como você viu até aqui, as NFs são extremamente importantes, tanto para o seu negócio quanto para os seus clientes e, por isso, merecem atenção durante suas emissões. Assim, você evita problemas com os órgãos reguladores e garante processos mais otimizados.
A Omie é a sua grande aliada. Nossas soluções para emissão de notas fiscais vão te ajudar a ter mais segurança, produtividade e assertividade durante as emissões. Acesse o nosso site e saiba mais! E se quiser ler mais conteúdos como este, confira muitos outros que estão disponíveis em nosso blog.