Construir un informe de trabajo bien diseñado contribuirá a mejorar los procesos de las tareas o funciones que se llevan a cabo dentro de tu empresa, pues permitirá identificar los puntos fuertes y los aspectos más débiles con los que cuentan los proyectos que se están ejecutando, con el fin realizar correcciones y optimizar sus resultados.
“Si bien se trata de un documento muy detallado, el informe de trabajo es solo una forma de especificar los hechos en un orden claro y lógico, en el que querrás involucrar a tus partes interesadas, a los expertos en la materia y a la gerencia para que hagan su aporte”, según Monday.
Básicamente, los informes de trabajo son reportes en los que se presentan los resultados de una actividad o proyecto que se ha realizado, con el objetivo de evaluar y medir cómo ha sido el progreso de toda la actividad.En este artículo, te presentamos los pasos que te ayudarán a realizar un informe de trabajo exitoso, también conocido como statement of work.
Define los objetivos del informe de trabajo
Definir los objetivos es el primer paso para diseñar un informe de trabajo efectivo. Al establecer los objetivos claros, puedes asegurarte de que el informe cumpla con sus expectativas y sea útil para los destinatarios.
Hay varios objetivos comunes que un informe de trabajo puede tener. Algunos de ellos son los siguientes:
Evaluación del desempeño
El informe puede utilizarse para evaluar el desempeño del colaborador y determinar si están cumpliendo con las metas y objetivos establecidos.
Para este caso, es habitual hacer el informe de trabajo a través de plataformas o herramientas de gestión de RRHH. Por ejemplo, la plataforma de desempeño de Crehana permite automatizar estos informes y crear una cultura de medición de metas con data en tiempo real, sin necesidad de tener que hacer informes de forma manual.
Seguimiento de las tareas
El informe laboral puede incluir un registro de las tareas realizadas y los resultados obtenidos, lo que permite monitorear el progreso y asegurarse de que se está avanzando en la dirección correcta.
Comunicación
Otro objetivo de un informe de trabajo puede estar relacionado con la comunicación. En este caso, el informe se usa para mantener a los líderes y los colaboradores informados sobre el desempeño y las actividades del equipo.
De esta manera, el informe de trabajo puede ayudar a potenciar la comunicación horizontal en la empresa y permitir que todos los equipos de trabajo mantengan un flujo de información fluido.
Identificación de oportunidades de mejora
El informe de trabajo puede brindar una retroalimentación objetiva sobre fortalezas y oportunidades de mejora, lo que permite a las personas desarrollarse y crecer profesionalmente.
En conclusión, una vez que se han establecido los objetivos claros, es más fácil recopilar y organizar la información relevante y asegurarse de que el informe sea efectivo y cumpla con sus expectativas.
Averigua si tu empresa maneja un formato
Muchas veces las empresas cuentan con sus propios formatos de informes que suelen utilizarse para el uso de los diversos reportes que se requieran. Sin embargo, hay otras que no cuentan con una plantilla establecida, por lo que tendrás que hacer tu documento de resultados desde cero.
Si cuentas con poco tiempo para elaborar tu reporte laboral y no cuentas con un formato o modelo de informe, puedes descargar de forma gratuita y emplear nuestra plantilla de informe de proyecto en Word.
Recopilar la información necesaria para el informe
Recopilar la información es un paso crucial en el proceso de crear un informe de trabajo. Es importante reunir toda la información relevante para que el informe brinde una visión precisa y completa del desempeño y las actividades del equipo.
Hay varias fuentes de información que deben considerarse al recopilar información para el documento, incluyendo:
- Registro de tareas: reúne un registro detallado de las tareas realizadas y los resultados obtenidos.
- Retroalimentación: Incluye feedback objetivo y constructivo sobre el desempeño de un colaborador o equipo de trabajo, incluyendo fortalezas y áreas de mejora.
- Datos cuantitativos: es importante utilizar datos cuantitativos, como estadísticas y métricas, para ilustrar el desempeño y los resultados.
Es importante asegurarse de que la información recopilada sea precisa y objetiva, y que incluya tanto logros como desafíos. Al recopilar la información completa y relevante, es más fácil entender cómo hacer un informe de trabajo efectivo y preciso que brinde una visión objetiva del desempeño y las actividades del equipo o de un proyecto.
Destina una página para presentar el informe
En este paso, lo que debes hacer es destinar una página para colocar el título del informe de trabajo y una presentación del mismo. También, deberás incluir el nombre de quien o quienes lo están realizando y la fecha en la que se está redactando.Esta parte del informe de trabajo es fundamental para anticipar de qué se tratará tu documento.
Estructura la tabla de contenidos y el índice
Otro paso que deberás hacer para redactar un informe de trabajo de forma adecuada es estructurar la tabla de contenidos y enumerar el índice con las secciones que se presentarán en el informe, con el fin de que quien revise el reporte de resultados pueda acceder de una manera más sencilla a la información que necesite validar o recopilar.
Una estructura de un informe de trabajo bien delimitada permite a los destinatarios comprender fácilmente la información y acceder a la información relevante de manera rápida y sencilla.
Hay varios elementos clave que deben incluirse al estructurar un informe de trabajo:
- Encabezado y introducción: incluye un encabezado claro y una introducción que describa el objetivo y la finalidad del informe.
- Resumen ejecutivo: proporciona un resumen breve y conciso de los hallazgos más importantes del informe.
- Datos y análisis: incluye la información recopilada y los análisis relevantes que respalden los hallazgos y conclusiones.
- Conclusiones y recomendaciones: presenta las conclusiones y recomendaciones relevantes sobre el desempeño y las actividades del equipo.
- Anexos: incluye documentos adicionales relevantes, como gráficos y tablas, que brinden una visión visual de los datos y los análisis.
Redacta una breve introducción
El siguiente paso en la elaboración del reporte laboral es redactar una breve introducción en la que expliques de forma clara y concisa qué es lo que va a presentar el informe, así como también señalar cuál ha sido el propósito u objetivo de la actividad o proyecto que se expondrá.
“Después del título y el resumen, la introducción es lo siguiente que leerá el público, por lo que es fundamental empezar con fuerza. La introducción es su oportunidad de mostrar a los lectores y revisores por qué vale la pena leer su tema de investigación y por qué su trabajo merece su atención” señala Online Tesis.
Muestra cuál ha sido la metodología utilizada
En esta parte del informe laboral corresponde señalar qué técnicas de recolección de datosse han aplicado al proyecto, así como también justificar cuál ha sido el criterio para determinar ese método de estudio.
Las metodologías de investigación que pueden ser empleadas son:
- Método cualitativo
- Método cuantitativo
- Método mixto
Presenta los resultados de tu informe
Esta es una de las partes finales del informe de trabajo, se trata de la presentación de resultados, la cual se puede exponer como texto o apoyándote en una tabla que permita organizar y resumir de una manera más sencilla todos los datos que se han recogido y han sido procesados durante la investigación.
Esta sección debe contener la información relevante que ha sido recogida desde el inicio de la actividad, en la que se propuso el objetivo de la misma, así como los datos recolectados a partir de la metodología empleada para analizar y estudiar el proyecto.
Desarrolla tus conclusiones y elabora recomendaciones
Por último, deberás desarrollar las conclusiones de tu investigación y las recomendaciones de la misma. Con respecto al primero, deberás exponer lo que has evidenciado a lo largo del proceso y vincularlo con los hallazgos y objetivos de la investigación.
Finalmente, tendrás que presentar en el informe de trabajo las sugerencias basadas en las conclusiones, las cuáles tienen como finalidad dar a conocer de qué manera puede aportar la investigación a la mejora de los procesos o tareas laborales. Asimismo, puede dar a conocer nuevas líneas que pueden ser analizadas en el futuro.
Cabe aclarar que tanto las conclusiones como las recomendaciones expuestas en el reporte de trabajo están basadas en información objetiva y justificada.
Revisa y edita el informe de trabajo
Este es un paso importante en el proceso de crear un informe de trabajo. Es fundamental asegurarse de que este documento sea claro, conciso y libre de errores antes de ser entregado.
Aquí hay algunas recomendaciones para editar un informe de trabajo:
- Verifica la precisión de los datos y la información presentada en el informe de trabajo.
- Asegúrate de que la estructura del informe sea clara y lógica, con un uso adecuado de títulos, subtítulos y encabezados.
- Controla la gramática y la ortografía, y corrige los errores que encuentres.
- Verifica que el lenguaje utilizado sea claro y conciso, evitando jergas o términos técnicos innecesarios.
- Revisa la consistencia de los estilos, como el uso de mayúsculas, negritas y cursivas.
- Chequea que el informe de trabajo cumpla con los requisitos específicos del destinatario, como el tamaño, el formato y los estándares de calidad.
- Pide a un tercero que lea el documento y brinde feedback constructivo.
En resumen, el informe de trabajo es una herramienta clave para las organizaciones y los miembros de las empresas, pues contribuyen a mejorar ciertos aspectos de las actividades laborales que se realizan, con la finalidad de contribuir a la mejora de los mismos y a los resultados de la empresa.
Además, los informes de trabajo proporcionan un registro histórico del desempeño de los equipos de trabajo y de los proyectos, lo que permite a los líderes de una empresa tomar decisiones informadas que permitan el cumplimiento de objetivos.
¡Desarrolla un informe potente que favorezca a tu empresa!
