Lettera d'invito ad un evento: fac simile anche via email (2024)

Letizia Dehò

Consigli per organizzare eventi

Scrivere una lettera d’invito ad un evento, per molti, fa decisamente antiquato. Tuttavia, può capitare di doverlo fare e sapere come si fa è utile per togliersi velocemente dall’imbarazzo.

Dalle presentazioni al ringraziamento, dalle voci fondamentali allo stile da usare. Leggete di seguito tutti i consigli su come fare un invito formale o informale ad un evento, anche via email.

Troverete anche qualche fac simile d’invito ad un evento che vi aiuterà nella realizzazione.

Indice dei contenuti

Che sia un evento aziendale, un evento culturale o un semplice evento privato, realizzare l’invito è uno degli step da superare per chi si occupa dell’organizzazione.

In base allo stile del vostro evento deciderete se scrivere una lettera d’invito a mano o spedire l’invito all’evento via email, anche se ci sono casi in cui è buona norma non utilizzare la posta elettronica, per esempio una cresima, una laurea, un matrimonio, un evento aziendale di estrema importanza.

Se pensate di invitare formalmente i vostri ospiti scrivete a mano una lettera e fate in modo di recapitarla all’indirizzo di ogni singolo invitato.

Ma prima ancora di occuparvi della spedizione, seguite queste regole di base per realizzare un invito ufficiale ad un evento e non potete tralasciare le seguenti voci: chi invita, per quale occasione, dove, quando, a che ora, tenore della serata e dresscode.

Una lettera si scrive usando preferibilmente una carta da lettere di colore sobrio, e senza disegni, la busta dovrà essere coordinata al tipo di carta, l’inchiostro della penna blu o nero e il destinatario va riportato in basso a destra sulla busta.

Seguite questi esempi e utilizzate le frasi che vi piacciono di più:

L’e-mail ha cambiato il nostro modo di comunicare attraverso la lettera e soprattutto è diventato lo strumento prevalente con il quale comunichiamo oggi grazie alla sua indiscussa efficienza e comodità.

Spedire, dunque, un invito via e-mail è ormai pratica molto comune soprattutto per un invito ad un evento aziendale o culturale. Attenzione però a non cadere in errori frequenti.

L’e-mail avrà sempre un saluto iniziale e un commiato finale, è buona educazione inserire al piede della e-mail la firma e ricordatevi di evitare il tu a prescindere anche se si tratta di un evento informale.

L’email non è una forma di comunicazione colloquiale, ma solo un mezzo più rapido di consegna delle nostre lettere.

Ecco per voi qualche esempio:

Come abbiamo visto, il primo passaggio è individuare la tipologia di evento: il tono e lo stile del vostro invito, infatti, saranno determinati proprio da questo elemento di base.

Se vi state rivolgendo a cariche istituzionali o aziendali, per un evento formale come una conferenza o un convegno, sarà opportuno tenere un tono formale e prediligere carte pregiate per il vostro invito, qualora decideste per la forma cartacea.

Se, invece, vi rivolgete ad un pubblico meno impostato, via libera ad uno stile decisamente più informale e semplice.

Quando si organizza un evento, un altro step di base è creare un elenco degli invitati; può sembrare un’ovvietà, ma è un aspetto da curare con attenzione, al fine di evitare gaffe e brutte figure!

Stilate un elenco preciso di tutti coloro che vorreste fossero presenti al vostro evento e assicuratevi che ciascuno riceva l’invito, secondo le modalità che avete scelto: sia esso in forma cartacea o digitale.

L’elenco degli invitati è chiaramente una tappa obbligata per non dimenticare nessun ospite importante, inoltre, in base al tipo di evento e alle persone che dovranno intervenire, tono e stile dell’invito verranno modulati di conseguenza.

Iniziate quindi a spuntare i nomi e a preparare gli indirizzi.

Per la perfetta riuscita dell’evento, è importante avere la conferma di partecipazione da parte degli invitati: solo così, infatti, si potranno organizzare al meglio gli spazi scelti per l’evento, e altri dettagli come, banalmente, il numero dei posti a sedere, i coperti per un eventuale rinfresco, il menù e così via.

Pertanto, quando scrivete l’invito all’evento, ricordate di mettere in calce la richiesta di conferma di partecipazione, con una data entro la quale far pervenire la risposta: con il numero esatto dei vostri partecipanti, e il giusto tempo a disposizione, sarà decisamente più semplice organizzare tutto al top!

Piccolo suggerimento: se prevedete di servire un rinfresco, un pranzo o una cena, aggiungete all’invito la richiesta di indicare eventuali intolleranze alimentari; una gentilezza che non passerà inosservata ai vostri ospiti.

Ci sono diverse modalità per inviare il vostro invito; come abbiamo già accennato nei nostri esempi pratici, si può inviare via posta, oppure tramite un’email, ma ci sono anche altre modalità per far sapere ai vostri ospiti cosa state organizzando per loro.

Di seguito vi elenchiamo alcune possibilità di invio del vostro invito: scegliete quella più adatta alla tipologia di evento e alla vostra lista degli invitati.

Uno dei modi più diretti, veloci e pratici è sicuramente l’invio di un invito via email.

Mezzo pratico e veloce, rende semplice anche la risposta da parte degli invitati, ma attenzione: questo mezzo si può utilizzare per inviti ad eventi di svariata natura, ma è da evitare per cerimonie come battesimi, comunioni, matrimoni e similari, dove sarà da preferire il classico invito cartaceo; consegnato a mano o via posta, rigorosamente stampato o manoscritto in bella grafia, su carta pregiata.

Se non avete molto tempo o risorse per studiare il layout perfetto, sul web si trovano tanti template di invito evento che potete facilmente scaricare e personalizzare.

Avete mai pensato di invitare ad un evento via social?

Ebbene, anche questa modalità si può annoverare tra le opzioni a vostra disposizione: un invito adatto per un pubblico giovane e connesso, da evitare per eventi molto formali, ma adattabile a diverse tipologie quali concerti, presentazioni di libri, inaugurazioni di mostre d’arte, reunion, insomma, se avete una pagina con un significativo numero di follower e l’obiettivo è coinvolgerli nel vostro evento, ovviamente che possa essere di loro interesse (in linea quindi con i contenuti delle vostre pagine) perché non optare per una comunicazione via social?!

Potete rimandare ad un link per registrarsi all’evento così da avere anche la conferma di partecipazione e condividere tutti i dettagli di quanto organizzato, in tempo reale.

Altro canale per raggruppare tutti i vostri destinatari e inviar loro rapidamente l’invito all’evento, è l’utilizzo di una newsletter, particolarmente utile in caso scegliate di inviare, per l’appunto, l’invito via mail, e vi troviate con un grande numero di invitati da raggiungere velocemente.

Trattandosi di una newsletter, il testo non potrà essere personalizzato con il nome del destinatario, ma si opterà per un’informazione di carattere prettamente informativo, adatta a tutti gli invitati.

E’ sempre importante indicare con chiarezza la natura dell’evento nell’oggetto della email, dopodiché, nel corpo, indicherete tutte le informazioni utili come il tema, la data e l’ora, eventuali dress code e attività svolte, includendo sempre la richiesta di conferma di partecipazione e la vostra firma con tutti i contatti utili.

Se rappresentate un’azienda, un Ente o un’associazione e il vostro evento è di interesse pubblico e mirate a raggiungere una vasta platea, potete affidarvi ad un comunicato stampa per far sapere a tutti cosa state organizzando.

Un comunicato stampa va redatto con professionalità, della sua compilazione, infatti, si occupa sempre un buon ufficio stampa.

Dovrà essere esaustivo, chiaro ed efficace ed includere tutte le informazioni circa il vostro evento.
Nel comunicato stampa non può mancare il logo dell’azienda o dell’associazione che organizza l’evento; va datato e sempre presentato su carta intestata, deve poi contenere titolo e sottotitolo per chiarire la natura dell’evento e, a seguire, vi si indicano i dettagli importanti come luogo, data e ora.

Deve inoltre sempre contenere i contatti per poter comunicare con gli organizzatori.

Chiaramente non è una modalità di invito adatta a tutte le occasioni e va scelto solo in caso di eventi pubblici e istituzionali.

Scrivere a mano un invito ad un evento non è cosa scontata, ma realizzarlo completamente a mano è un vero e proprio lusso.

Se siete abili con il bricolage e avete tempo e voglia da dedicare alla creazione dei biglietti di invito ad un evento, il vostro sforzo sarà sicuramente apprezzato dagli ospiti.

Fate attenzione ad alcune regole che dovrete seguire in questo caso: ricordate di preferire carte da lettere di colori neutri o pastello, di utilizzare la penna stilografica e non a sfera e di inserire il tutto in una busta che potrete creare a mano.

Seguite i consigli di questi video per utilizzare anche programmi web che vi aiuteranno nella realizzazione di un biglietto d’invito ad un evento:

Basi per creare un biglietto per un evento

Idee x eventi – creare bigliettino per bomboniera

Tutorial: buste per le nostre card

_Letizia Dehò