Una herramienta para el control de los procesos constructivos
Arquitecto Renato Perusquía del Cueto
Resumen:
Por ser un instrumento fundamental para satisfacer los requerimientos de calidad en la construcción, la bitácora de obra no sólo debe existir, sino que debe llevarse de manera tal que realmente sirva a sus fines. La información que aquí se presenta, producto del saber y la experiencia, constituye un aporte muy útil para quienes quieren hacer bien las cosas.
El presente trabajo tiene por objeto despertar la el interés de los lectores por la bitácora de obra. Esto, en atención a que la nueva legislación de obras públicas considera por primera vez en su texto, además de la obligatoriedad de su utilización, que ya existía, los procedimientos que deben observarse para su operación, hecho trascendente que representa una mejora importante en lo que se refiere al control de las obras.
El tenor de la exposición puede parecer en ocasiones rudo y poco considerado con la forma que hasta ahora prevalece para la administración y el control de las obras; sin embargo, nos parece indispensable para mostrar las cosas como son, sin concesiones de cortesía para nadie. Estamos seguros de que aquellos que están en las obras lo entenderán.
Para ubicar el registro de bitácora de obra en el contexto de los procesos constructivos, expondremos el tema iniciando con un preámbulo que lo vincula al control de las obras El encuadre de nuestro planteamiento parte de la planeación como principio obligado de cualquier proyecto.
Planeación
La construcción es una actividad compleja; por consiguiente, para culminar una obra con éxito requiere una organización profesional en la que deben concurrir diversas disciplinas, que siga variados procedimientos y considere múltiples previsiones. Dentro de este conjunto, los factores más determinantes son la planeación y la supervisión de la ejecución de los trabajos. En este artículo nos ocuparemos particularmente del segundo de los factores, el control de la obra, y respecto al primero, nos limitaremos a mencionar su preeminencia.
Los procesos constructivos deben ser cuidadosamente planeados, ellos demandan un análisis profundo de los principales componentes que integran las actividades indispensables para su realización. Los puntos de partida para este análisis son el proyecto ejecutivo y las especificaciones de obra, a través de los cuales se podrá establecer con detalle cada una de las acciones necesarias para concretar la obra. Estas acciones habrán de planearse considerando todo lo que se requiere: recursos humanos, materiales, equipo y herramienta, así como liquidez monetaria para el pago de los trabajos. Todo esto habrá de estar disponible con oportunidad y suficiencia conforme a una secuencia lógica que asegure, de la manera más efectiva posible, el cumplimiento de las expectativas que se establecen cuando, en el origen del proyecto, se determinan las necesidades básicas, el programa del diseño, un plazo para su realización, puesto que existe la intención de invertir en un bien inmueble para determinado fin.
En términos generales, de acuerdo con lo observado en la práctica, existe gran dificultad para lograr la planeación mínima requerida para el desarrollo sano de los procesos constructivos; en la inmensa mayoría de las obras públicas y privadas, al no resolverse adecuadamente la planeación, se recurre a la improvisación. Esto lleva a que desde la planeación, deficiente o incompleta, se inician problemas tales como la falta de coordinación, de lo que resultan frecuentes olvidos y otros inconvenientes que, conforme avanzan los trabajos, van conduciendo el proceso por un camino pletórico de dificultades, incluyendo algunas serias que se van agravando e impiden que el proceso pueda llevarse a cabo de acuerdo con el presupuesto original, conforme al programa pactado y cumpliendo con la calidad que se especificó.
Siempre hay pretextos para explicar las razones por las cuales no se pudo planear debidamente, a menudo surgen urgencias que justifican inexorablemente el tener que sacrificar la terminación de la planeación porque apremia iniciar los trabajos; en ocasiones, incluso se omite planear debido a circunstancias de tipo político. También, de acuerdo con la experiencia, resulta que obras urgentes que se inician como se describe, pocas veces se finalizan como estaba previsto y acaban por terminarse mucho tiempo después; entonces, ¿de qué se trata? Quizás lo que sucede es que no se le puede refutar a un superior jerárquico presionado sin exponerse a la respuesta que se dispara automá-ticamente: “Si no eres capaz de hacerlo como te pido, nada más dímelo”; por consiguiente, se inicia la obra y luego vienen todas las consecuencias que desencadena el hacerlo sin planeación. Quién sabe hasta cuándo seguiremos padeciendo esta calamidad.
Es de la mayor importancia tomar conciencia de que no habrá orden y avance en la construcción hasta que no se permita iniciar los trabajos mientras no se cuente con una planeación completa y certificada.
Control de obra
De ahora en adelante nos concentraremos en el tema del control de las obras, para el cual también existen condiciones que deben satisfacerse con la finalidad de lograr que el proceso constructivo se termine sin contratiempos. Es preciso contar con procedimientos para controlar la calidad de lo que se ejecuta, el tiempo transcurrido comparado con el avance de la obra, y el costo erogado cotejado con el costo previsto. Estos elementos conforman la esencia de la supervisión, entendiendo esta actividad como la acción de visar los trabajos y no como la de ver los trabajos, que es la errónea y difundida definición del vocablo que infortunadamente tiene validez para muchos de los técnicos de la construcción. Respecto a esto, conviene recordar la definición: visar es otorgar el visto bueno, acción muy diferente, más consistente y útil que solamente ver lo que pasa.
La responsabilidad de la supervisión es el control de la obra, y para ejercerla es indispensable contar con parámetros confiables que permitan comparar las previsiones con lo que se va haciendo. Si se cuenta con una planeación completa y bien elaborada, al haber manera efectiva de detectar divergencias podrá corregirse lo que no se cumpla. Los pará-metros a los que nos referimos corresponden a la planeación de acuerdo con los requerimientos descritos al inicio de este artículo; se deduce entonces que la supervisión es posterior a la planeación y depende absolutamente de ésta. Por consiguiente, la supervisión se verá directamente afectada por las deficiencias en la planeación; será una consecuencia más provocada al forzar el inicio de los procesos constructivos saltándose pasos indispensables para tener posibilidades efectivas de terminar la obra con éxito.
La supervisión tendrá que vigilar el proceso de la construcción, ordenando lo conducente para que éste se mantenga en su rumbo. Habrá también de informar sistemáticamente y por periodos sobre el resultado de su gestión, reportando el avance de los trabajos y las incidencias de su desarrollo, para lo cual podrá implementar todos los procedimientos y registros que considere necesarios, incluyendo la bitácora de obra como uno de los más necesarios, además de obligatorio.
La bitácora de obra
La bitácora es un registro que constituye parte inseparable del contrato de obra; su destino en las obras contratadas a precios unitarios es registrar los cambios que se efectúen o tengan que efectuarse y que modifiquen las previsiones contenidas en el programa, las especificaciones, el presupuesto y el proyecto ejecutivo, que son los anexos técnicos del contrato y también forman parte inseparable del mismo.
Las obras que se realizan por otras modalidades de contratación tendrán otras formas de llevar la bitácora, y de esto nos ocuparemos en un artículo posterior.
Como es sabido, existen obras públicas y privadas. Las primeras se rigen, a partir del 4 de marzo de 2000, por la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, así como complemen-tariamente por el Reglamento de dicha ley que pronto entrará en vigor. Además, los procesos constructivos a cargo de la Federación se someten a otras legislaciones como son el Código Civil, la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, el Presupuesto de Egresos de la Federación y otras muchas que le aplican paralela o supletoriamente. Las obras privadas, a falta de otra reglamentación, tienden a regirse también por los principios enunciados en la citada ley y su reglamento; ahora bien, todas las obras tienen que acatar de manera obligatoria los reglamentos de construcción municipales y otros específicos de carácter federal o estatal que aplican en general cuando les son otorgadas las licencias y permisos correspondientes a la plaza donde se ejecuta cada obra.
En razón de la importancia de contar con la bitácora de obra para bien del proceso, recomendamos que en las obras privadas se formalice su uso por medio de una cláusula del contrato y, en cuanto a las reglas propias para su utilización, por lo menos se especifique que se regirán de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de la Ley.
La libreta de bitácora
La libreta de bitácora es el lugar donde se materializa el registro denominado bitácora de obra. Por el significado que tiene para bien del proceso constructivo, no puede ser cualquier libreta: se necesita una que tenga los atributos indispensables para cumplir debidamente su función. El costo de la libreta siempre será insignificante en relación con el servicio que presta.
Por lo expuesto, las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las obras. De preferencia, deberán estar confeccionadas con papel autocopiante para evitar el uso de hojas de papel carbón, pues con el polvo propio de la construcción éstas acaban por no permitir copias claras; en otras palabras, vuelven inútil el registro al no poder contar cada una de las partes con una hoja legible.
Además, las libretas que se utilicen habrán de cumplir cuando menos los siguientes requisitos:
Juegos de hojas. Deberán contar con juegos de tres hojas, foliadas cada una con el mismo folio.
Foliado. En cada libreta, el foliado debe iniciarse con el folio 01.
Tamaño. Es recomendable utilizar libretas de 50 folios, las de mayor número de folios son difíciles de manejar y tienden a desencuadernarse. Sólo tratándose de obras menores, será aceptable usar libretas de 25 e incluso de 10 juegos de hojas.
Copias. Cada juego de hojas debe estar integrado por un original adherido firmemente a la libreta y cuando menos dos copias marcadas y desprendibles, una para el contratista y la otra para la supervisión. Puede haber más copias sí así lo requiere alguna de las partes.
Identidad. Para evitar la necesidad de identificar la libreta e incluso hojas sueltas de ella, es necesario que la misma cuente –lo mismo que cada una de sus hojas útiles, originales y copias– con una clave impresa que las individualice por siempre, es decir, sin necesidad de que en cada hoja tengan que llenarse espacios destinados a la identificación –anotación repetitiva de los datos indicativos del contrato al que pertenece la libreta que acaba por no hacerse–. De la forma propuesta, será suficiente que dichos datos indicativos se asienten una sola vez en la hoja inicial de la libreta.
Instructivo. Cada libreta debe contar con un instructivo de uso, conciso y suficiente, que abarque la descripción de la mayor parte de las circunstancias que puedan presentarse durante el desarrollo de la obra.
Hoja de apertura. Después del instructivo, la libreta debe contar con una hoja de apertura del registro de bitácora en la que habrán de anotarse los datos indicativos del contrato y el nombre y cargo de los técnicos que serán los autorizados para intervenir en ella. El formato considera además un espacio para anotar la clave de la libreta precedente, en caso de tratarse de una libreta que continúa el registro después de haberse agotado una anterior.
Hoja final. Ésta también tiene en su formato dos funciones; la primera consiste en transferir el registro de bitácora de una libreta agotada a otra nueva, proporcionando así continuidad al escribirse en esta libreta la clave de la que sigue; la segunda se refiere al caso de que durante el uso de esta libreta se termine la obra y, por consiguiente, sea necesario cerrar el registro de bitácora, en cuyo caso, además de llenar los datos requeridos deberán anularse todas las hojas que queden sin utilizar.
Reglamento de la bitácora. Con la aceptación de las partes, en la libreta inicial se formaliza el Reglamento de la bitácora. En éste se acuerdan, además de otras cuestiones, la custodia de las libretas, el horario y el lugar en que estará disponible la libreta en turno; el plazo que se concede a las contrapartes para firmar asientos antes de darse por auto-máticamente aceptados; la aceptación para la intervención de auditores en la libreta y todo aquello que se refiera a la bitácora y consideren propio reglamentar.
Reglamento de la obra. Son múltiples los aspectos que necesitan reglamentarse en una obra; van desde asuntos relacionados con la seguridad, higiene, preservación del medio ambiente, hasta lo relativo a reglas que deben observar las visitas, horarios de trabajo, vigilancia nocturna, realización de trabajos en días festivos y otras cuestiones que precisan realizarse con un orden establecido.
Registro de abreviaturas Se trata de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se utilizarán abreviaturas con fines prácticos. Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos.
Hoja tipo. Diseñada para aprovechar al máximo el espacio disponible, cuenta entre otras virtudes con una cuadrícula tenue que facilita el dibujo de los croquis explicativos que se acostumbran hacer, y permite además efectuar una escritura alineada. Por otra parte, la hoja cuenta también con un lugar destinado a las firmas y otro para indicar el tipo de nota de que se trata, el número consecutivo que le corresponde y la fecha del asiento; también existe un lugar para indicar cuándo una nota continúa en la hoja siguiente o viene desde la anterior.
Como podrá constatar el lector, la libreta tiene sus cualidades que no permiten ser subsanadas con cualquier formato. La edición de esta herramienta del control de obra requiere cuidados especiales y el IMCYC, con el afán de ofrecer un servicio al medio de la construcción, ha emprendido la producción de libretas que cumplan todos los requisitos aquí expuestos. Sin pretender lucrar con su venta, se trata de lograr que se aproveche el beneficio de contar con un registro formal para bien de los procesos constructivos en el nivel nacional.
Por lo que se refiere al uso de la bitácora, existen diversas reglas que deben observarse para su aprovechamiento integral. A continuación relacionaremos algunas, en el entendido de que la totalidad de los requisitos podrán encontrarse en los instructivos de las libretas:
Algunas reglas para el uso de la bitácora
Incorporaciones. Cualquier documento puede incorporarse total o parcialmente al registro de bitácora sin necesidad de transcribirlo; bastará con abrir un asiento donde se indique que una minuta de junta de obra, un oficio, una especificación, un instructivo de instalación de un equipo, una observación de auditoria, un reporte de laboratorio, etc., se incorporan íntegramente o sus partes tal cual a la bitácora. A continuación, se obtienen tres copias del documento de que se trate –las que habrán de antefirmar las partes–, y se engrapan a la hoja correspondiente de la libreta de manera que tanto el original como las copias cuenten con un ejemplar adherido; pueden incorporarse incluso muestras de materiales, aunque no sea posible agregarlas a las hojas, para lo cual será necesario obtener las muestras susodichas por triplicado, firmarse de manera indeleble y segura aunque sea con pintura y guardar cada quien la suya. Este procedimiento garantiza los intereses de las partes y facilita el manejo de la bitácora.
Secuencia. Los números y las fechas de los asientos en la bitácora deben identificarse consecutivamente; hay quienes incluso tienen la buena costumbre de registrar la hora en la cual se escribió la nota. No es aceptable alterar estos órdenes: se inicia con el asiento núm. 001 y la primera fecha no podrá ser anterior a la de la apertura oficial de la bitácora. Conviene aclarar que, al ser la bitácora parte del contrato, debe abrirse cuando se firma éste, y no podrá hacerse antes ni después de ese hecho formalizador.
Costos y sobrecostos. Casi sin excepción, todas las notas de bitácora llevan implícito un costo, a favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella; por consiguiente, debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar antes de hacerlo. En otras palabras, la bitácora es un registro muy serio, su manejo significa una responsabilidad que asumen los que la operan, quienes deben tener cabal conciencia de lo que ello significa.
Seguimiento de asuntos. La mayor parte de los asientos requieren una respuesta o su continuidad en otros asientos subsiguientes. En ocasiones, hay asuntos que requieren varios asientos antes de concluirse; por consiguiente, cada te-ma que se abre con una solicitud o una orden tiene que ser concluido más adelante en la misma bitá-cora. La experiencia en revisión de bitácoras nos indica una tendencia muy general de abrir asuntos y omitir sus conclusiones; es importante erradicar este vicio.
Prohibiciones y limitaciones. No serán válidas notas con tachaduras, enmendaduras o escritos adicionales entre líneas o en los márgenes. No se podrán efectuar asientos a lápiz: se recomienda utilizar bolígrafos de color azul con la finalidad de identificar el original, lo cual se vuelve difícil actualmente, por la eficiencia de las copiadoras, cuando todo se escribe y se firma con tinta negra. Por esta razón, las bitácoras del IMCYC llevarán impresos en tinta roja las claves y los folios, con lo cual se disiparán las dudas al respecto.
No se podrán efectuar anotaciones con fechas anteriores o cambiando el orden de la numeración de asientos, como ya se dijo antes.
No se sacará la liberta de bitácora de las oficinas de la obra.
Recomendaciones para un uso adecuado
Es conveniente escribir previamente, en lugar aparte, las notas que se va a asentar, así como revisar la redacción para asegurarse de que se está diciendo lo que se pretende; incluso conviene consultar con un compañero para ver si entiende lo mismo que se quiere expresar. Si fuese necesario, se consultará al superior jerárquico antes de efectuar el asiento; también conviene decir que debe cuidarse la ortografía, pues si se cometen errores quedará la evidencia de una deficiencia que habla mal de quien la padece.
Se recomienda llevar un registro de seguimiento de asientos recibidos o emitidos, en el que se señale el avance de la gestión hasta que se concluya por medio de una nota que así lo especifique.
Conclusión
De acuerdo con todo lo dicho, y con muchas otras consideraciones que es imposible desarrollar en este espacio breve, se puede comprender la importancia de manejar adecuadamente la bitácora de obra. Esto vale por igual para los residentes de obra que para los supervisores. Podemos imaginar lo que puede hacer con la bitácora un residente aprovechado con un supervisor incapaz o viceversa; el resultado de estas combinaciones puede significar mucho dinero perdido o ganado para cualquiera de las partes.
Concluimos que se requiere una preparación profesional especializada para intervenir en las bitácoras de obra. Por consiguiente, es indispensable capacitar y actualizar a todos aquellos que vayan a operar una bitácora. Con este fin, el IMCYC ha venido impartiendo cursos específicos desde hace algunos años y ofrece preparar los necesarios para satisfacer la demanda, pudiendo incluso impartirse la capacitación por encargo. Tales cursos permiten conocer todos los secretos para un manejo adecuado de las bitácoras y lograr el aprovechamiento pleno de las posibilidades de control que ofrece este registro.
