En muchas ocasiones nos han pedido realizar un informe sobre un determinado tema científico en el colegio, en el instituto, en la universidad, o sobre nuestro propio desempeño en el trabajo. Un informe es un documento que trata de emitir una serie de información, por lo que su presencia en muchos campos como la empresa, la educación, la sanidad, la política así como otros, es muy destacada.
Sin embargo, pese a su importancia, es muy habitual que, antes de iniciar un informe, nos preguntemos cómo se hace realmente un informe. Y es que, un informe, aunque parezca un documento sencillo, debe seguir una serie de pasos y cumplir con una determinada estructura. De nada sirve realizar un informe que, tras su lectura, no ofrece conclusiones sobre un determinado tema, o sugerencias sobre cómo reformarlo. Tampoco es conveniente que, tras la lectura, el interesado no obtenga ninguna información, pues no deja de ser su objetivo principal.
Así pues, en Economipedia tratamos de hacértelo fácil, por lo que desgranamos aquellos pasos más importantes a la hora de realizar un informe. Estos pueden seguirse al pie de la letra, o puede que nos sobre alguno. Lo que sí es cierto es que, como hemos dicho, debemos seguir una estructura para que, como poco, el informe cumpla con unos requisitos mínimos.
Identificar el tema
Puede parecer lo menos importante, pues muchas veces viene dado por la empresa, o por el docente, pero hablamos de una de las etapas más importantes en la realización de un informe.
Así pues, muchas veces nos lanzamos a escribir un informe sin siquiera saber del tema del que vamos a hablar. Es conveniente que tengamos identificado este tema, pues solo así podremos seleccionar correctamente la literatura existente, los estudios publicados y que presentan relevancia, así como aquellas herramientas esenciales para llevar a cabo el informe. Además, si no controlamos el tema, tampoco seremos capaces de analizar correctamente la información que obtenemos. Una información con la que debemos emitir una serie de recomendaciones o conclusiones.
Y es que debemos estar contentos con el tema, tenerlo identificado y controlado, ser capaces de buscar la información existente. Y todo ello, a la vez que somos capaces de analizar toda esta información, para ofrecer información, soluciones, así como recomendaciones para corregir o mejorar una determinada situación, o simplemente para informar sobre ella. Pues, de no seleccionar bien el tema, incluso la realización del informe podría dejarnos en peor lugar que, por el contrario, desecharlo por haber hallado pruebas previamente que demostraban la invalidez del mismo.
Identificar el objetivo y los destinatarios
Una vez tenemos el tema, debemos ser conscientes de qué queremos obtener con este informe, así como cuales son aquellos objetivos que se persiguen y por los que se realiza el informe. En este sentido, el informe podría ser para hacer presión sobre un determinado asunto. Para mejorar una situación que presenta disfuncionalidades. Para informar a la dirección sobre la evolución de la empresa, entre otros objetivos. Antes de empezar el informe, e incluso antes de empezar a redactarlo, es preciso que definamos bien los objetivos que se persiguen con el informe.
De la misma forma, es conveniente pensar en los destinatarios. Si hacemos un informe sanitario para sanitarios, no podemos poner información de relleno, información evidente, que no aporta valor a estos. Debemos añadir información que estos no conozcan, y que les permita obtener un valor a la hora de leer el informe. Ello, así como ofrecer un lenguaje adaptado al contexto, entre otras cosas, también son factores a tener muy en cuenta durante la realización de un informe.
Todo es un borrador
No debemos tener miedo a borrar textos completos, o a eliminar información que, tras una observación, queda obsoleta. Realizar un informe es, en ocasiones, similar al método de ensayo y error. En este sentido, debemos saber que, para evitar frustraciones, debemos trabajar con borradores. Y ello, hasta que estemos seguros que aquello que vamos a plasmar en el informe es lo que verdaderamente queremos plasmar. Por esta razón, trabajar con borradores es la mejor manera de hacer correctamente el informe. Pues iremos centrándonos en un documento que iremos modelando hasta extraer el mejor documento posible.
De esta forma, no tengas miedo en trabajar con borradores, pon aquello que consideres y, si una observación lo invalida, no tengas miedo de volver a empezar. Recuerda que el objetivo de realizar el informe no es ofrecer únicamente un documento bonito, sino, sobre todo, útil para sus destinatarios.
Seleccionar las fuentes que vamos a consultar
Así pues, antes de iniciarnos en la aventura de redactar un informe, es conveniente empaparnos del tema que vamos a tratar. Y qué mejor herramienta para empaparnos que las fuentes de información, donde podemos obtener los estudios e informes que, previamente, han publicado otras personas que no somos nosotros. Por esta razón, y dado que estos van a influir en nuestro estudio y, por ende, su utilidad, debemos seleccionar bien aquellas fuentes de información que nos serán de utilidad para el informe.
Y es que, si queremos saber la deuda de Venezuela con el FMI, por ejemplo, iremos al FMI, y no a una base de datos no oficial, la cual cree tener el dato, difiriendo este del real. Pues, de poner el dato mal, el informe perderá rigor, utilidad, sentido, así como otras muchas cualidades que, de la misma forma, debe integrar este. Por esta razón, pararse a seleccionar la bibliografía, las bases de datos que queremos utilizar y las fuentes que vamos a consultar, es una tarea muy rentable y un tiempo bien invertido.
Pide opiniones
No tengas miedo a lo que puedan decir de tu informe, más vale tener una opinión mala al principio, que tras la revisión de los interesados. Estas opiniones, en ocasiones, pueden hacernos ver situaciones que nosotros no somos capaces de ver.
Por esta razón, pregunta a tus compañeros, pregunta a otros profesionales de tu mismo campo, o de distinto, pregunta a todo aquel que pueda darte una opinión interesante al respecto, pero pregunta. Preguntar y pedir opinión no nos cuesta trabajo, y puede permitirnos corregir determinados fallos que, posiblemente, no hayamos visto nosotros, o no nos hayamos dado cuenta de que estaban. Por esta razón, pide opiniones y, ante las sugerencias, no te cabrees, ¡valóralas!
Redacta la información de forma clara y precisa, y sigue la estructura
Habitualmente, un informe presenta la siguiente estructura:
- Introducción.
- Cuerpo.
- Conclusión.
- Bibliografía.
Dicho esto, es conveniente seguir esta estructura para que el informe esté completo.
De la misma forma, expresar la información de forma clara y precisa, bien redactada y cumpliendo con todas las normativas ortográficas y de estilo, es fundamental para la comprensión del texto por parte de los interesados. Además, una buena lectura siempre aportará comodidad y satisfacción al lector, en lugar de si esta, al contrario, presenta una estructura desorganizada, y presenta fallos en la propia redacción. Eso no da buena imagen.
Una imagen vale más que mil palabras
Como sabemos, acompañar el texto con imágenes y gráficos es muy recomendable a la hora de llevar a cabo un informe. Si estamos hablando sobre la vulnerabilidad de la población de los distintos territorios que integra la Unión Europea, un gráfico, o un mapa, puede darnos toda esa información en un solo vistazo, sin necesidad de leer casi tres páginas que nos hubiese ocupado esta información de tener que expresarla de forma escrita.
Por esta razón, haz de tu informe, un informe más visual. Acompáñalo con gráficos e imágenes que puedan interesar al lector, y ofrece información visual que, siendo la preferida del lector, aporte más valor al propio informe.
Haz una selección de toda la información que quieras incluir, y cuando la tengas, vuelve a seleccionar
En muchas ocasiones, cuando queremos hacer un informe, lo primero que queremos es demostrar que todo lo que sabemos sobre el tema debe estar incluido en el informe.
Esto es uno de los errores más frecuentes que se cometen a la hora de realizar informes, pues muchos integran información que, verdaderamente, no era relevante para la realización del estudio y tampoco para los interesados en él. Por esta razón, debemos evitar que el informe se extienda por añadir información que no debería estar y que solo aumenta los tiempos de lectura. Elige aquello que quieres incluir y, cuando lo tengas, vuelve a seleccionar lo más importante de todo lo que queremos incluir, así como aquello que, de verdad, aporte valor al estudio.
Recuerda que, si hablamos de la evolución del empleo en 2008 en España, quizá es relevante comentar la evolución del mismo en la Unión Europea, pero no en África.
Una vez hayas finalizado el informe, revísalo y léelo
Una vez tengamos el borrador final que queremos entregar, revísalo y léelo varias veces.
En muchas ocasiones se nos pasan cosas que queríamos añadir y que podrían ser interesantes, y esas lecturas pueden ayudarnos a completar el informe, así como darnos cuenta de si tenemos que eliminar algo. Por esta razón, es conveniente que, una vez terminado, nos paremos a leerlo tranquilamente para encontrar aquellos aspectos más superficiales que podrían corregirse y mejorar el informe.
La presentación es determinante
La presentación es la noche de gala en lo que sería el proceso de realizar un informe. Por ello, prepara una buena presentación, maqueta el informe y haz un resumen ejecutivo para los interesados, y que le facilite la identificación de aquellos aspectos más destacables.
La presentación es determinante, por lo que una buena presentación puede hacer que un informe que, a priori, es mediocre, parezca un auténtico informe realizado por un experto. Y todo ello, es posible a través de la presentación. Por esta razón, trabaja la presentación, haz pruebas, haz distintas versiones, grábate con tu smartphone, y haz todo lo posible por que tu presentación sea la mejor.
